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Noviembre • 2020

HERRAMIENTAS QUE PERMITEN LLEVAR

LA EXPERIENCIA DE LA OFICINA AL HOGAR

La pandemia llevó el teletrabajo a una nueva dimensión. Se espera que con la nueva normalidad las opciones de teletrabajar se mantengan. Las empresas deberán centrarse en habilitar herramientas y conectividad para que los empleados puedan seguir trabajando desde su hogar sin que las tareas se vean afectadas.
 
El mundo cambió con el covid-19 y no volverá a ser como antes. La reorganización que significó el teletrabajo para las empresas tendrá efectos duraderos y hay hasta quienes aseguran que la pandemia pone fin al trabajo de tiempo completo en oficina.

La encuesta reveló que ocho de cada 10 trabajadores buscan un mejor equilibrio entre familia y el trabajo en el futuro.

Un reciente reporte de ManpowerGroup sobre los intereses de los trabajadores a nivel mundial refleja que las personas tienen cada vez mayor interés por tener un balance saludable entre trabajo y tiempo libre, y que priorizan la opción de poder trabajar desde el hogar. La encuesta reveló que ocho de cada 10 trabajadores buscan un mejor equilibrio entre familia y el trabajo en el futuro.
El 43 por ciento consideró que la pandemia marcó el fin del horario de trabajo de 9 a 18 horas y la mayoría afirmó que prefiere mayor flexibilidad y un ritmo de trabajo en el que pueda ir a la oficina solo durante dos o tres días a la semana. En Argentina, una encuesta de Universidad del Cema reveló que al 84 por ciento de los entrevistados le gustaría que sus organizaciones implementaran opciones de trabajo remoto en el futuro.

Un informe de Microsoft Argentina junto a la Universidad de San Andrés indica que la pandemia rompió con mitos relacionados a que las personas trabajan menos desde sus casas o que hay trabajos que no se pueden hacer de forma virtual.

IDC predice que para 2023 el 75 por ciento de las 2000 empresas más grandes del mundo se comprometerán a ofrecer una paridad técnica para una fuerza de trabajo híbrida “desde el diseño”, permitiendo que puedan trabajar en conjunto de forma separada pero en tiempo real.
La pandemia ayudó a acelerar la digitalización de los negocios y también a romper mitos entorno al teletrabajo. Un informe de Microsoft Argentina junto a la Universidad de San Andrés indica que la pandemia rompió con mitos relacionados a que las personas trabajan menos desde sus casas o que hay trabajos que no se pueden hacer de forma virtual. “Por el contrario, lo difícil es parar de trabajar: el 75 por ciento de las personas siente que trabaja más mientras que el 56 por ciento se siente más productiva”, indicó el reporte.
Sin embargo, el teletrabajo también tiene su lado negativo: más del 40 por ciento de las personas afirmó que se hace difícil colaborar, coordinar tareas y resolver problemas de manera virtual.

La pandemia sirvió como laboratorio de pruebas del teletrabajo, pero a medida que el mundo vuelve a la normalidad, las empresas deben adaptarse a un nuevo mundo donde los trabajadores buscan mayor flexibilidad laboral.

Por ello, teletrabajar significa no solo llevar las tareas de la oficina hacia el hogar sino también incorporar las herramientas adecuadas que permitan mayor comunicación, colaboración y coordinación de equipos que trabajan a distancia. Durante la cuarentena la presencialidad fue reemplazada por las videollamadas y el chat (92 por ciento y 79 por ciento de los encuestados). Además, el 63 por ciento utiliza más plataformas colaborativas y el 41 por ciento, redes sociales corporativas.
De acuerdo con datos de Gartner, debido a la pandemia por el covid-19, las iniciativas de digitalización serán la prioridad máxima para los Directorios durante los próximos dos años, seguido de atracción y retención de los usuarios y gestión de la fuerza de trabajo remota.
La pandemia sirvió como laboratorio de pruebas del teletrabajo, pero a medida que el mundo vuelve a la normalidad, las empresas deben adaptarse a un nuevo mundo donde los trabajadores buscan mayor flexibilidad laboral. Para ello, deberán trabajar en una nueva suite de herramientas digitales que permitan un trabajo remoto sin fisuras.
En un mundo que se inclina hacia un mayor porcentaje de teletrabajo, existen herramientas en el mercado que permiten llevar la experiencia de la oficina al hogar y otras que se erigen como nuevas opciones para reemplazar actividades que antes se realizaban de forma presencial.
 
Conectividad
 
El teletrabajo empieza por asegurar una conectividad al interior del hogar. En pandemia, las redes hogareñas registraron un crecimiento del tráfico de alrededor del 30 por ciento y congestión en las redes Wi-Fi debido a la multiplicidad de dispositivos conectados. Para las empresas, quedarse sin conectividad en un puesto de trabajo no es una opción y, por ello, deben de encontrar alternativas para garantizar la conectividad de sus empleados que realizan teletrabajo.
 
Virtualización
 
La virtualización permite separar el software del hardware, centralizando el software en un servidor y habilitando el acceso desde múltiples dispositivos. Las compañías pueden optar por la virtualización de programas, aplicaciones, procesos y datos (escritorio virtual) como una forma de ofrecerle al teletrabajador la misma experiencia de la oficina en su dispositivo hogareño.
Las ventajas de contar con escritorios virtuales se relacionan a una mayor productividad, una administración centralizada y simplificada, experiencia de sistema operativo real, mejora en la seguridad de los datos, eficiencia en el consumo de banda ancha, flexibilidad en el dispositivo, reducción de costos y una solución para la movilidad de la fuerza de trabajo.
 
Productividad
 
Las empresas de software de productividad y colaboración hace ya algunos años migraron hacia el mundo cloud con el objetivo de ofrecer soluciones flexibles para aquellas compañías que deseen contratar las herramientas, pero sin tener que realizar una inversión inicial importante. En el mercado existen soluciones como Microsoft 365 que ofrecen una gama de software para facilitar el teletrabajo, incluyendo colaboración, email, videoconferencia, almacenamiento y Office 365.
Las ventajas de un modelo de suscripción permiten asegurarse de tener las últimas versiones de las aplicaciones disponibles y actualizaciones frecuentes del software. En el caso de Microsoft, además, se ofrece correo electrónico y calendario con Outlook y Exchange, reuniones en línea, llamadas con Microsoft Teams y 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive.
 
Colaboración
 
Las videollamadas fueron las estrellas de la pandemia porque permitieron mantener reuniones con los colaboradores de forma sencilla. A partir de la crisis, muchos proveedores decidieron disponibilizar sus herramientas de forma gratuita para que las personas puedan mantenerse comunicadas. En el mercado existen una gran cantidad de opciones de herramientas para videollamadas, videoconferencias, webinars, y hasta soluciones que integran chat y herramientas de colaboración para facilitar la comunicación y el trabajo diario.
Una de ellas es Cisco Webex, que recientemente añadió nuevas capacidades para ayudar a sus usuarios antes, durante y después de las reuniones virtuales. Entre ellas, se encuentra la posibilidad de ver cómo se verá el encuadre antes de entrar a la reunión, mejoras en el diseño y opciones de personalización.
 
Gestión de proyectos y supervisión
 
En algunos casos, el teletrabajo requiere ordenar el flujo de tareas en herramientas que permitan la colaboración y el seguimiento de todos los proyectos en tiempo real. La supervisión, en tanto, pasa por definir métricas y trabajar por objetivos, incluso diarios, lo que permite hacer mucho más simple el monitoreo y supervisión.
Herramientas tecnológicas como Slack, Trello o Asana son una alternativa fácil para habilitar la colaboración de los empleados en distintos proyectos. Además, permiten tener registro de los avances de cada uno de los objetivos para un mejor control y supervisión.
Además, existen plataformas que permiten que los empleados “fichen” de manera virtual.
Tener una suite de herramientas que habiliten el teletrabajo permitirá a las empresas tener a sus empleados más satisfechos y productivos.
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